項目經理或組織可以把每一個項目劃分成若干個階段，以便有效地進行管理控制，并與實施該項目組織的日常運作聯系起來。這些項目階段合在一起稱為項目生命周期。

項目生命周期確定了將項目的開始和結束連接起來的階段。從項目生命周期的一個階段轉到另一個階段通常是某種形式的技術交接或成果交接。一般而言，前一階段產生的可交付成果通常要接受是否已經完成和明確的驗收，在驗收之后才能開始下一階段的工作。

但如果認為對可能出現的風險可以接受，后一階段可以在前一階段交付成果通過驗收之前開始。

項目生命周期的定義可以幫助區分項目開始到結束時的哪些行動包括在項目范圍之內，哪些則不應包括在內。這樣就可以用項目生命周期的定義把項目和項目實施組織的日常運作業務聯系在一起。

由于項目特性的不同，因此沒有確定項目生命周期的唯一最好辦法，項目生命期通常界定下述內容：

1）項目的各個階段應當從事何種技術工作（例如，建筑師的工作應放在項目的哪個階段完成）。

2）項目各階段可交付成果應何時生成、以及如何審查、核實和確認。項目各階段由哪些人員參與（例如，并行工程要求實施人員參與制定要求說明書和設計）。

3）如何控制和批準項目各個階段。

項目生命周期的階段劃分，不同的行業領域會有所不同，有的劃分成4個或5個階段，有的甚至劃分成9個或10個階段。即使是在同一應用領域內，不同的組織、不同的項目之間也有可能存在很大差別，如一個組織的軟件開發項目生命周期階段的劃分可能只有一個設計階段，而另一個組織卻可能將其分為功能設計和詳細設計兩個單獨的階段。

一般而言，劃分階段的首要標志是項目工作的相同性。通常相同性質的項目工作會劃分在同一個項目階段中，而不同性質的項目工作會劃分在不同的項目階段中。第二個標志是項目階段成果（項目產出物）的整體性，即一個項目階段的全部工作應該能夠生成一個自成體系的標志性成果。這種階段性成果既是這個項目階段的輸出，也是下個項目階段的輸入，或者是整個項目的終結。

一個具體的項目可以根據項目所屬專業領域的特殊性和項目的工作內容等因素劃分成不同的項目階段。但對于一般意義上的項目而言，一般都會經歷概念階段（Conceive）、規劃階段（Develop）、實施階段（Execute）、收尾階段（Finish）4個階段。